Onboarding is anno 2020 een trending topic. Maar is het enkel en alleen een marketingtrend of is het daadwerkelijk van toegevoegde waarde voor bedrijven? Deze vraag beantwoord ik in deze blog met behulp van wetenschappelijke inzichten.
Wat is onboarding?
Onboarding is het proces dat zich richt op het integreren van nieuwe medewerkers in een bedrijf1. Het einddoel is om medewerkers voor te bereiden op hun werk, zodat zij het zo snel mogelijk succesvol uit kunnen voeren1. Vaak wordt bij onboarding gedacht dat het alleen betrekking heeft op het toelichten van de bedrijfsregels en het geven van instructie over de werking van de belangrijke programma’s. Onboarding programma’s gebaseerd op deze gedachte duren vaak maar een paar dagen tot een week. Dit is echter een gemiste kans.
Onboarding bestaat uit vier elementen: compliance, clarification, culture en connection2 ook wel de C4s genoemd. Compliance is het laagste niveau van onboarding en omvat de basisregels en beleid gerelateerde regels en voorschriften. Clarification richt zich op het verschaffen van helderheid in de taken en daarbij horende verwachtingen. Culture omvat inzicht in de formele en informele normen en waarden van een bedrijf. Connection refereert naar het realiseren van relaties tussen personen en informatienetwerken, die relevant zijn voor de baan. Je kunt je voorstellen dat een onboarding programma van een week niet al deze aspecten kan dekken. Het onboarding proces bestaat vaak uit vijf fasen: vóór de eerste dag, de eerste dag, de eerste week, de eerste 90 dagen en het eerste jaar3.
Waarom is onboarding belangrijk?
Een goede onboarding is erg voordelig. Onboarding leidt tot versnelde productiviteit en vergroting van de betrokkenheid van nieuwe medewerkers en vermindert het verloop van personeel1,4. Daarbij kan een structurele onboarding kosten besparen ten opzichte van een onsamenhangend programma. Kosten worden bespaard, doordat nieuwe medewerkers meer gemotiveerd zijn, zich sneller aan kunnen passen en beter worden uitgerust om een productieve bijdrage te leveren aan het bedrijf5. Op de lange termijn kan een goede onboarding ook indirecte kosten besparen5. Medewerkers die ontgoocheld weggaan bij een bedrijf vanwege een slechte onboarding, tasten het imago van het bedrijf aan voor potentiële werknemers (bijvoorbeeld via social media). Hierdoor wordt minder makkelijk om getalenteerde medewerkers te werven.
Wanneer is onboarding succesvol?
Productiviteit, betrokkenheid en retention (i.e., het vasthouden of binnen houden van personeel) zijn indicatoren van een succesvolle onboarding1. Wanneer een bedrijf de 4Cs correct toepast, zal dit leiden tot succes.
Hoe pas je de 4Cs toe?
Er bestaat geen universele methode om de 4Cs toe te passen in een bedrijf. Hoe de elementen van een onboarding eruitzien, hangt af van de organisatie. Zo zal bij een formele organisatie het Culture element anders tot uiting komen dan in een informele organisatie. Een buddy speelt echter een belangrijke rol in het toepassen van de 4Cs.
Een buddy is een collega, die de nieuwe medewerker gedurende het eerste jaar begeleid. De buddy geeft advies en introduceert de nieuwe medewerker in de bedrijfscultuur door het aanbieden van netwerken en kennisbronnen. Een buddy implementeren in een onboarding is een win-win scenario, want het heeft voordelen voor de buddy, de nieuwe medewerker en de organisatie6.
Concluderend tonen inzichten uit de wetenschappelijke literatuur aan, dat het implementeren van onboarding van toegevoegde waarde kan zijn voor organisaties. Ik moedig je dan ook aan om in je organisatie een onboarding programma te ontwikkelen of het huidige programma kritisch te evalueren. Heb je hierbij hulp of advies nodig? Neem dan vrijblijvend contact op met Bespeak.
Referenties
- Dai, G., & De Meuse, K. P. (2007). A review of onboarding literature. Lominger Limited, Inc., a subsidiary of Korn/Ferry International. Geraadpleegd van: http://boardoptions.com/onboardingevidence.pdf
- Bauer, T. (2010). Onboarding New Employees: Maximizing Success. Geraadpleegd van: https://www.shrm.org/foundation/ourwork/initiatives/resources-from-past-initiatives/Documents/Onboarding%20New%20Employees.pdf
- Booz Allen Hamilton. (2008). Getting On Board; a Model for Integrating and Engagement New Employees. Booz Allen Hamilton.
- Grillo, M., & Kim, H. K. (2015). A strategic approach to onboarding design: Surveys, materials, & diverse hires. Geraadpleegd van: http://digitalcommons.ilr.cornell.edu/student/79
- Stein, M. A., & Christiansen, L. (2010). Successful onboarding: A Strategy to Unlock Hidden Value Within Your Organization. McGraw-Hill Professional Publishing.
- NYU. New Employee Onboarding: Buddy Guidelines. Geraadpleegd van https://www.nyu.edu/content/dam/nyu/hr/documents/managerguides/BuddyGuidelines.pdf
